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Automatisieren Sie den Abruf rechtlich gültiger Rechnungen

Revised: 12 January 2022

Einleitung

Die Archivierung rechtlich gültiger Rechnungen ist sowohl für Lieferanten als auch für Kunden eine gesetzliche Verpflichtung. Mit Compliance-as-a-Service (CaaS) für die elektronische Rechnungsstellung generiert Coupa die rechtsgültige Rechnung in Ihrem Namen in unterstützten Ländern. Sie können Ihre rechtsgültigen Rechnungen zwar über das Coupa Supplier Portal (CSP) herunterladen, es handelt sich jedoch derzeit um einen manuellen Prozess.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie jetzt Ihren eigenen SFTP-Server-Endpunkt angeben, um rechtsgültige Rechnungen für Ihre Coupa-Kunden herunterzuladen, die CaaS für die elektronische Rechnungsstellung verwenden. Coupa sammelt die rechtsgültigen Rechnungen und alle dazugehörigen Rechnungsanhänge und sendet die gestaffelte ZIP-Datei an Ihren SFTP-Server.

Hinweis

Sie benötigen einen SFTP-Client, um die Verbindung zu erstellen.

Ihre Kunden müssen CaaS verwenden, damit Sie diese Funktion verwenden können. Wenden Sie sich an Ihren Kunden, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

So funktioniert es

Wenn Sie Ihren SFTP-Endpunkt einrichten, erstellen Sie einen einzelnen Endpunkt für alle Ihre Kunden, die CaaS verwenden. Mit diesem Endpunkt liefert Coupa eine Batch-ZIP-Datei, die eine ZIP-Datei pro Rechnung enthält, die im Batch enthalten ist. Jeder Stapel kann bis zu 15 MB groß sein. Coupa sendet Rechnungen nur einmal; nachdem sie an Sie gesendet wurden, werden sie nicht erneut gesendet.

Dateityp	Eingeschlossene Dateien	Namenskonvention
Batch-ZIP-Datei	Jede Batch-ZIP-Datei enthält: Eine ZIP-Datei pro Rechnung im Batch Eine Batch-Metadatendatei, die Informationen über die im Batch enthaltenen ZIP-Dateien enthält	Batch-ZIP-Dateien verwenden die folgende Namenskonvention:[Kundenname]-[Lieferantenname]-[Datums-Zeitstempel]-[Batch-ID]
Rechnung ZIP-Datei	Jede Rechnungs-ZIP-Datei enthält: Rechtlich gültige Rechnung Von Coupa generierte Anhänge, falls vorhanden Vom Lieferanten bereitgestellte Anhänge, falls vorhanden Eine Rechnungsmetadatendatei, die Informationen zur Rechnung anzeigt	Rechnungs-ZIP-Dateien verwenden die folgende Namenskonvention: [Rechnungsnummer]-[Abkürzungfür Ursprungsland]

Dateityp

Eingeschlossene Dateien

Namenskonvention

Batch-ZIP-Datei

Jede Batch-ZIP-Datei enthält:

Eine ZIP-Datei pro Rechnung im Batch
Eine Batch-Metadatendatei, die Informationen über die im Batch enthaltenen ZIP-Dateien enthält

Batch-ZIP-Dateien verwenden die folgende Namenskonvention:[Kundenname]-[Lieferantenname]-[Datums-Zeitstempel]-[Batch-ID]

Rechnung ZIP-Datei

Jede Rechnungs-ZIP-Datei enthält:

Rechtlich gültige Rechnung
Von Coupa generierte Anhänge, falls vorhanden
Vom Lieferanten bereitgestellte Anhänge, falls vorhanden
Eine Rechnungsmetadatendatei, die Informationen zur Rechnung anzeigt

Rechnungs-ZIP-Dateien verwenden die folgende Namenskonvention: [Rechnungsnummer]-[Abkürzungfür Ursprungsland]

Wenn Sie Ihr CSP-Konto mit einem anderen CSP zusammenführen, wird der SFTP-Endpunkt des übergeordneten Kontos für alle Kunden (die Kunden aus dem übergeordneten und dem untergeordneten Konto) verwendet. Wenn das übergeordnete Konto keine SFTP-Verbindung hat und das untergeordnete Konto dies tut, wird der SFTP-Endpunkt des untergeordneten Kontos gelöscht. In diesem Fall müssen Sie einen neuen SFTP-Endpunkt erstellen, wenn Sie den Abruf rechtlich gültiger Rechnungen automatisieren möchten.

Sie können SFTP-Status und -Fehler auf der SeiteSFTP-Dateistatus (von Kunden) überprüfen.

Tipp

Wenn Sie nicht wissen, welche Ihrer Kunden CaaS verwenden, bewegen Sie den Mauszeiger über den Link Kunden anzeigen, die diesen Service verwenden im Abschnitt SFTP-Daten von Kundenauf der Seite Konfiguration > Administrator SFTP-Konten, um eine Liste Ihrer Kunden anzuzeigen, die CaaS verwenden.

Einen SFTP-Endpunkt erstellen

Wenn Sie einen SFTP-Endpunkt erstellen, geben Sie Ihre Serverinformationen an, die Coupa verwendet, um Ihre rechtsgültigen Rechnungen über zu liefern. Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, sendet Coupa Ihnen Rechnungsläufe.

Gehen Sie zu Konfiguration > Administrator > SFTP-Konten.
Klicken Sie im Abschnitt SFTP-Daten von Kunden oben in der Tabelle auf Hinzufügen .

Hinweis

Wenn dieser Abschnitt nicht angezeigt wird, verwendet keiner Ihrer Kunden CaaS.

Füllen Sie im angezeigten Fenster Ausgehendes SFTP-Konto hinzufügen die Felder aus

Feld	Beschreibung
Server	Geben Sie die URL Ihres SFTP-Servers ein.
Benutzername	Geben Sie Ihren Benutzernamen ein, mit dem Sie sich bei Ihrem SFTP-Konto anmelden.
Passwort	Geben Sie das Kennwort ein, mit dem Sie sich bei Ihrem SFTP-Konto anmelden.
Kennwort bestätigen	Bestätigen Sie das Kennwort, das Sie im vorherigen Feld eingegeben haben.
Port	Port 22 ist standardmäßig ausgewählt und kann nicht geändert werden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um sich für automatisierte Dateiübertragungen zu registrieren.

Hinweis

Wenn Sie nicht bereit sind, sich für automatisierte Übertragungen zu registrieren, warten Sie, bis Sie Ihren SFTP-Endpunkt erstellen.

Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis

Nach dem Speichern können Sie Ihren SFTP-Endpunkt nicht mehr bearbeiten. Löschen Sie den Endpunkt und erstellen Sie einen neuen, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Wenden Sie sich an Ihre Coupa-Kunden, die CaaS verwenden, damit sie die Funktion auf ihrer Seite aktivieren können.

Status und Fehler der SFTP-Datei überprüfen

Sie können Ihre SFTP-Dateien, den Dateistatus und Fehler überprüfen, indem Sie zuKonfiguration > Administrator > SFTP-Dateistatus (von Kunden)gehen.

Spalte	Beschreibung
Status	Der Status der Datei: Neu: Der Batch wurde identifiziert, aber noch nicht generiert. Generiert: Der Batch wurde generiert und kann gesendet werden. Hochladen: Der Stapel wird gerade hochgeladen und gesendet. Gesendet: Der Stapel wurde erfolgreich gesendet. Fehlgeschlagen: Der Stapel konnte nicht gesendet werden. Wenden Sie sich an Ihren Kunden, um Unterstützung zu erhalten.
Dateiname	Name der gesendeten Datei. Hinweis Dateien werden nach der folgenden Konvention benannt: [Kundenname]-[Lieferantenname]-[Datumstempel]-[Batch-ID].
Gesendet	Datum, an dem die Datei von Coupa gesendet wurde.
Fehler	Der Lieferfehler, falls einer aufgetreten ist.

FAQ und Problembehebung

Noch keine Fragen!

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