Import der Rechnungszahlung

Übersicht

Der Rechnungszahlungsimport liest Dateien aus dem ./Incoming/InvoicePaymentsOrdner im SFTP. Diese Dateien werden in den Archivordner unter verschoben, ./Archive/Incoming/InvoicePayments/ bevor sie in alphanumerischer Reihenfolge verarbeitet werden. Flat Files werden dann in das XML-Format von Coupa umgewandelt.

Bei der Standardintegration bestimmt eine Validierungsroutine, ob eine Zahlung bereits auf eine Rechnung angewendet wurde, indem Zahlungsdatum, Schecknummer und Betragsfelder mit dem Zahlungsdatensatz verglichen werden.

Stornierungen stornieren/prüfen: Die Coupa-Integration unterstützt nicht das direkte Löschen oder Stornieren eines Schecks. In diesem Szenario empfiehlt es sich, eine neue "Zahlung" zu erstellen, bei der der Betrag des zu stornierenden Schecks negativ ist. Die Scheck-Nr. kann gleich sein oder eine Zeichenfolge wie "Ungültig" angehängt haben.

Schlüssel/Validierungen

Coupa findet Rechnungen im Status und Umfang "Genehmigt" basierend auf den folgenden Kriterien:

• Wenn die Rechnungs-ID/-Nummer angegeben ist, wird nur die Rechnungs-ID/-Nummer abgeglichen.
• Wenn der Lieferantenname und/oder die Lieferantennummer angegeben ist, sucht Coupa nach dem Lieferanten.
  • Wenn ein übereinstimmender Lieferant gefunden wird, verwendet Coupa den Lieferanten als Filterkriterium. 
  • Wenn ein übereinstimmender Lieferant nicht gefunden wird, nimmt Coupa den Lieferanten nicht in den Geltungsbereich auf.
• Wenn das Rechnungsdatum angegeben ist, erfasst Coupa genehmigte Rechnungen bis zu diesem Rechnungsdatum.
  • Das Rechnungsdatum ist erforderlich, wenn ein Kunde dieselbe Rechnungsnummer für verschiedene Kalenderjahre wiederverwendet.
• Coupa erstellt eine Zahlung nur, wenn aus den oben genannten Abfragen genau eine Rechnung gefunden wird.