Remplir les rapports sur la diversité de niveau 2
Lorsque vos clients Coupa demandent des informations sur la diversité de niveau 2, vous pouvez remplir des rapports sur la diversité de niveau 2 pour leur fournir des données sur les dépenses de votre entreprise auprès de vos divers fournisseurs.
Introduction
Vos clients Coupa doivent souvent déclarer la diversité de leurs dépenses pour maintenir les certifications de diversité. Lorsqu'ils demandent des rapports sur la diversité de niveau 2, ils vous demandent de rendre compte des dépenses de votre entreprise auprès de vos divers fournisseurs sur une période donnée.
Il existe deux types de rapports de dépenses diversifiées de niveau 2 que vos clients peuvent demander :
- Les dépenses directes sont des dépenses qui peuvent être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise.
- Les dépenses indirectes sont des dépenses qui ne peuvent pas être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise.
Comment ça marche
Vous pouvez remplir des rapports de diversité de niveau 2 via le Coupa Supplier Portal (CSP) ou à partir d'un e-mail Supplier Actionable Notifications. Si vous remplissez le formulaire par e-mail, suivez les instructions dans l'e-mail et commencez à l'étape 2 de cette procédure.
- Dans le CSP, accédez à Demandes d'informations sur le> profil.
- Consulter les instructions. Votre client spécifie la période de reporting, les devises, les types de diversité et les types de dépenses sur lesquels il souhaite obtenir des informations.
Champ Description Période de référence La période de temps sur laquelle votre client souhaite que vous produisiez un rapport. N'incluez que les dépenses effectuées dans la plage de dates spécifiée. Devises autorisées Les devises que votre client souhaite que vous déclariez. N'inclure que les dépenses dans les devises indiquées. Catégories autorisées Les catégories de diversité que votre client souhaite que vous signaliez. N'incluez que les dépenses qui entrent dans ces catégories. - Sélectionnez Télécharger le modèle à côté des types de dépenses pour lesquels votre client a demandé des données.
- Remplissez les fichiers CSV et enregistrez-les. Pour les descriptions des champs, voir Champs de dépenses directes et Champs de dépenses indirectes ci-dessous.
- Dans le CSP, sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez vos fichiers CSV dans le type de dépense correspondant.
- Une fois que vous avez téléchargé vos fichiers terminés, sélectionnez Envoyer.
Champs de dépenses directes
Les dépenses directes sont des dépenses qui peuvent être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise et qui sont déclarées individuellement pour chacun de vos divers fournisseurs. Tous les champs sont obligatoires, à l'exception des champs Certificat.
Inclure seulement les fournisseurs qui :
- Sont d'un type de diversité accepté par votre client
- Vous avez dépensé avec au cours de la période de rapport demandée
- Fourniture de biens ou de services spécifiques à votre travail pour le client demandeur
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de la société | Le nom du fournisseur diversifié dont les produits et services peuvent être directement liés à votre travail pour votre client Coupa. |
| Type de diversité |
Le code de diversité à trois lettres pour le type de diversité qui s'applique au fournisseur répertorié. Si le fournisseur possède plusieurs types de diversité, veuillez énumérer tous les types séparés par des virgules. Si le fournisseur n'a pas de type de diversité associé, ils ne doivent pas être inclus. |
| Total des achats |
Le montant total d'argent que vous avez dépensé avec ce fournisseur au cours de la période demandée et qui est directement lié à votre travail avec votre client Coupa. |
|
Devise |
La devise utilisée pour effectuer des transactions avec ce fournisseur. Si plusieurs devises ont été utilisées pour effectuer des transactions avec ce fournisseur, veuillez créer une ligne distincte pour chaque type de devise. |
| Type de certificat |
Le cas échéant, le nom de l'agence chargée de certifier le statut de diversité de ce fournisseur. Si le fournisseur possède plusieurs certifications, listez toutes les agences séparées par des virgules. Remarque
Les champs Certificat ne sont pas obligatoires. Si vous avez des informations sur le certificat, nous vous recommandons fortement de les inclure. |
| Numéro de certificat | Si disponible, le numéro de certificat associé à la certification de diversité de ce fournisseur. Si le fournisseur possède plusieurs certifications, indiquez tous les numéros de certification séparés par des virgules. |
| Date d'expiration |
Si disponible, la date d'expiration de la certification du fournisseur (jj/mm/aaaa). Si le fournisseur possède plusieurs certifications, indiquez toutes les dates d'expiration séparées par des virgules. |
Champs de dépenses indirectes
Les dépenses indirectes sont des dépenses qui ne peuvent pas être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre société et qui sont déclarées par rapport à des catégories de diversité spécifiques. Ce sont généralement les dépenses qui soutiennent l'ensemble de votre entreprise, en particulier pour les opérations commerciales quotidiennes telles que les services d'aménagement paysager, les fournitures de bureau et la restauration. Lorsque vous déclarez des dépenses indirectes, il peut être utile de compiler séparément une liste de divers fournisseurs indirects avant de remplir ce rapport afin de pouvoir agréger vos dépenses par catégorie de diversité.
Lors de la compilation de vos dépenses diverses, veuillez inclure uniquement les dépenses des fournisseurs qui :
- Sont d'un type de diversité accepté par votre client Coupa
- Vous avez dépensé avec au cours de la période de rapport demandée
- Fourniture de biens ou de services spécifiques à votre travail pour votre client Coupa
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de diversité |
Les catégories de diversité sur lesquelles votre client Coupa vous a demandé de faire un rapport. Ces colonnes sont à titre indicatif et ne doivent pas être modifiées. Si vous ne signalez pas un certain type de diversité, laissez cette ligne vide. |
| Ethnicité |
L'origine ethnique est requise pour le type de diversité Minority Business Enterprise (MBE). Laissez cette colonne vide pour les autres types de diversité. |
| Total des achats |
Le montant total des achats que votre entreprise a effectués auprès de fournisseurs de ce type de diversité au cours de la période de référence. |
| Devise |
La devise utilisée pour effectuer vos achats dans le type de diversité spécifique. Remarque
Si vous effectuez des rapports dans plusieurs devises pour un seul type de diversité, ajoutez une ligne pour chaque devise. |
| Ventes totales pour la période de référence |
Vos ventes totales à tous les clients au cours de la période de référence. Ces informations sont nécessaires pour calculer le crédit de diversité de votre client demandeur en fonction de vos dépenses indirectes diverses. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec votre client Coupa. |
| Ventes totales avec le client demandeur pour la période de référence | Vos ventes totales avec votre client Coupa au cours de la période de référence. Ces informations sont nécessaires pour calculer le crédit de diversité de votre client Coupa en fonction de vos dépenses indirectes de diversité. |
Catégories de diversité
FAQ et dépannage
Qu'est-ce que les dépenses indirectes ?
Les dépenses indirectes sont définies comme toute dépense qu'un fournisseur principal (reporting) a avec une entreprise diversifiée qui prend en charge ses coûts opérationnels quotidiens. Il ne s'agit pas de dépenses qui affectent directement les obligations contractuelles d'un fournisseur principal de fournir des biens et/ou des services à un client spécifique. Des exemples de dépenses indirectes pourraient être, mais sans s'y limiter, des services physiques d'aménagement paysager d'immeubles de bureaux, des entreprises de restauration, des fournitures de bureau, etc.
En raison de la nature des dépenses indirectes, le client n'est pas en mesure d'obtenir 100 % de ces dépenses. Au lieu de cela, la capacité de rapport calcule un facteur d'allocation. Le fournisseur principal est tenu de fournir ses ventes au client pour la période de référence, ainsi que le total des ventes de l'entreprise pour la période de référence. Le système calculera le pourcentage d'affaires que le fournisseur principal a avec le client, par rapport à l'ensemble des ventes de son entreprise, et ce pourcentage est appliqué au total des dépenses indirectes saisies dans le modèle. Cela fournira et un crédit de dépenses indirectes à saisir par le client.